Mit der Kommunikation ist das so eine Sache. Wir alle wissen, dass Kommunikation wichtig ist und haben in Führungsseminaren gelernt, wie man wertschätzend mit unseren Mitarbeitern kommuniziert. Und trotzdem klappt es oft nicht mit der Kommunikation. Die Präsentation in der Vorstandssitzung wird schon bei der dritten Folie vom Chef erst unter- und dann abgebrochen. Das klärende Gespräch mit einem Mitarbeiter verläuft ganz anders als geplant. Und bei der lang vorbereiteten Rede zur neue Strategie bei der Mitarbeiterinformation gibt es nur verständnislose Gesichter statt Begeisterung.
Gute und klare Kommunikation ist erfolgskritisch. Nur klare Kommunikation ist effektiv. Und doch gibt es so viele Fallstricke, über die selbst erfahrene Führungskräfte immer wieder stolpern.
So verbessern Sie Ihre Kommunikation nachhaltig.
- Gute Vorbereitung
Leider nehmen wir uns meistens viel zu wenig Zeit, unsere Kommunikation vorzubereiten – egal, ob es um ein großes Thema wie die Präsentation der neuen Unternehmensstrategie, kleine Veränderungen im Team oder ein Mitarbeitergespräch geht. Klar, Sie haben alle Fakten im Kopf und können stundenlang darüber reden. Aber wie bringen Sie das Thema auf den Punkt?
Authentische und transparente Kommunikation hat nichts mit 500 Seiten Powerpoint zu tun. Machen Sie sich klar, dass Ihre Zuhörer Ihnen maximal 20 Minuten aufmerksam zuhören – vorausgesetzt, sie sind wirklich interessiert und Sie sind ein guter Redner. Wahrscheinlich sind die meisten Zuhörer aber schon viel früher mit ihren Gedanken ganz woanders. Deshalb gilt: Überlegen Sie sich genau, was Sie sagen wollen und bereiten Sie sich vor.
- Definieren Sie Ihre Botschaft
Machen Sie sich selbst klar, um was es Ihnen eigentlich geht. Das hört sich einfach an, ist aber eine Herausforderung.
Nehmen wir zum Beispiel Ihre neue Unternehmensstrategie, die Sie Ihren Führungskräften, Betriebsräten und Mitarbeitern erklären wollen. Können Sie die übergeordneten Ziele und wichtigsten Punkte dieser Strategie in ein bis drei verständlichen Sätzen rüberbringen? Und zwar so, dass man sich diese Leitsätze merken und immer wieder verwenden kann? Sind diese Leitsätze eindeutig und bieten Ihren Mitarbeitern Orientierung?
Ihre Kernbotschaften, Ziele und wichtigsten Themen sollten Sie in jeder Kommunikationssituation präsent haben. Wenn Sie in einem Gespräch erstmal überlegen müssen, worum es eigentlich geht, kann das sehr schnell peinlich werden.
- Seien Sie offen und präzise
Egal zu welchem Anlass, achten Sie immer auf Ihre Sprache und Wortwahl. Keine Führungskraft kann sich mangelnde sprachliche Disziplin erlauben. In jedem Gespräch können Sie positive oder negative Emotionen wecken. Eine einzige unachtsame Bemerkung kann Ihren Gesprächspartner verletzen oder Mitarbeiter demotivieren. Seien Sie deshalb behutsam, aber auch klar und präzise.
Jedes Wort sollte zu Ihrem Thema passen. Das gilt auch für Ihren Ton und Ihre nonverbale Kommunikation. Verbale Kommunikation macht nur rund 7 % der Gesamtkommunikation aus. Also achten Sie auf Ihre Körpersprache, suchen Sie Blickkontakt und seien Sie Ihren Zuhörern oder Gesprächspartnern zugewandt.
Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, sondern nennen Sie die Dinge beim Namen. Unterschätzen Sie Ihre Gesprächspartner und Zuhörer nicht, seien Sie so konkret wie möglich. Nur so sind Sie glaubwürdig.
Auch wenn in Ihrem Unternehmen viel Englisch gesprochen wird, vermeiden Sie Anglizismen und vor allen Dingen das so beliebte Denglisch. Überhaupt sollten Sie Fremdwörter nur wenig benutzen und diese möglichst erklären. Gleiches gilt für Fachbegriffe, es sei denn, Sie sind sich absolut sicher, dass Ihre Zuhörer wissen, worüber Sie reden – zum Beispiel bei einem ausgewiesenen Fachpublikum.
Bleiben Sie bei Ihrem Thema und schweifen Sie nicht ab. Wenn Sie unzusammenhängende Informationen übermitteln, führt das oft zu Verwirrung. Sie aber wollen Klarheit vermitteln.
Und bleiben Sie immer respektvoll.
- Überschätzen Sie nicht das Vorwissen und das Interesse anderer am eigenen Thema
Und wenn Sie noch so begeistert und überzeugt von Ihrem Thema sind: Ihr Gesprächspartner oder Zuhörer ist es wahrscheinlich nicht in gleichem Maße. Deshalb beginnen Sie mit einem interessanten Aufhänger, fassen Sie sich kurz und erklären Sie Ihr Thema so einfach wie möglich – insbesondere auch dann, wenn es sich um ein komplexes Thema handelt.
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie nicht verstanden wurden, wiederholen Sie bitte nicht einfach alles noch mal, sondern stellen Sie Fragen und kommen mit Ihrem Gegenüber ins Gespräch.
- Kommunikation ist keine Einbahnstraße
Egal auf welcher Führungsebene, als Chef sind Sie immer gefordert, Orientierung zu geben, Klarheit zu schaffen, Ziele zu erklären. Deshalb sind wir alle die meiste Zeit im Sendemodus – und merken es wahrscheinlich oft überhaupt nicht.
Mit guter Kommunikation hat das aber nichts zu tun. Um wirksam zu kommunizieren, müssen Sie vor allem zwei Dinge tun:
- Fragen stellen und
- Zuhören
Je wichtiger (und je schwieriger) Ihr Thema ist, desto mehr Zeit müssen Sie für die Kommunikation verwenden. Und das heißt nicht, dass Sie mal eben eine Ansage machen oder eine E-Mail schreiben, sondern dass Sie immer wieder reden, erklären, fragen und zuhören.
Der Verhaltensforscher Konrad Lorenz erkannte schon vor vielen Jahren, wie Kommunikation funktioniert. Seine Erkenntnisse gelten noch heute:
- Gesagt bedeutet nicht gehört
- Gehört bedeutet nicht verstanden
- Verstanden bedeutet nicht zugestimmt
- Zugestimmt bedeutet nicht umgesetzt
- Umgesetzt bedeutet nicht beibehalten
Die Zeit, die Sie in Kommunikation investieren, ist immer gut investierte Zeit. Insbesondere in Phasen der Veränderung können Sie gar nicht genug kommunizieren. Bleiben Sie am Ball und suchen Sie das Gespräch.
Aktives Zuhören ist die Grundlage für jede wirkungsvolle Kommunikation. Durch aktives Zuhören und echte Gespräche erfahren Sie schneller und besser als durch jedes Monitoring oder Evaluation, ob und wie Ihre Botschaften ankommen und wie Ihr Vorhaben umgesetzt werden.
Gut investierte Zeit
Ohne Frage, gute Kommunikation fordert viel Zeit und Einsatz. Aber diese Zeit lohnt sich. Mit Ihrer Kommunikation können Sie Missverständnisse vermeiden und Widerstände reduzieren. Je besser Ihre Kommunikation gelingt, desto mehr positive Effekte werden Sie erzielen. Gute Kommunikation wirkt positiv auf das Betriebsklima, sie steigert die Motivation und Loyalität Ihrer Mitarbeiter und trägt so zur Verbesserung der Produktivität bei.